In deze aflevering van leren en werken ga ik nader in op het belang van open communicatie in organisaties. Zoals dat het geval is met meerdere van mijn stukken, kreeg ik een voorzet van een lezer. De heer Winston stuurde mij een mail met de volgende inhoud:

Beste Mr B ,
Bedankt voor je artikelen. Ik val met de deur in huis .
Ik vraag je aandacht voor een belangrijke voorwaarde om vernieuwingen in organisaties door te voeren; met name het beter benutten van de factor mens in organisaties . Misschien kun je nader ingaan op het thema , waarvoor ik je aandacht vraag: open communicatie . Ik ben een Nederlander en mijn vrouw is Surinaamse van geboorte .Op haar dringend verzoek woon en werk ik al vier jaar in Suriname. Ik begon met een goed betaalde job bij een in Suriname opererende multinational. Na twee maanden mocht ik een stafvergadering bijwonen waar de directie met zijn leidinggevenden sprak. Het doel was de verbetering van interne communicatie in het bedrijf. Ik schrok mij een aap.Ik wist niet wat ik meemaakte. De communicatiemeeting was een” one way communication” . Ondanks het uitdrukkelijk verzoek van de directeur om met wensen en grieven te komen zweeg de hele zaal. Niemand zei iets Uiteindelijk nam ik het woord en bracht enkele brandende kwesties naar voren die door iedereen in de wandelgangen werd besproken . Ik kreeg jammer genoeg geen steun en wat ik heel erg vond was de reactie van de directeur . Hij merkte op dat ik pas was komen kijken en ik mijn ogen goed de kost moest geven. To make a long story short ,ik maakte het niet lang bij dat bedrijf .Ik weigerde me te laten muilkorven . Ook een jaar overheid deed me niet goed . Intussen ben ik aan mijn vierde werkgever . Kun je nader ingaan op het belang van open communicatie in organisaties. Groet
Winston

Communicatie en waarden
Met mijn vakgenoot Henrie Orie bespreek ik regelmatig HRM-thema’s en hun toepasbaarheid in Surinaamse organisaties . Orie is een vakman voor wie ik veel waardering heb om zijn vakkennis en kritische instelling . Ik nam mij voor om het verschijnsel open communicatie met hem en de onderwijskundige Henry Blinker, (ook een Henry)te bespreken . Mijn businesspartner mevr Levina Schuller - de Lange zat er ook bij. Ze zaten op mijn uitnodiging op een regenachtige zaterdagmiddag in juni in mijn kantoor aan de Kernkampweg. Buiten het gebouw regende het pijpenstelen, dus moesten we zo af en toe luider praten om ons verstaanbaar te maken.Ik liet ze een copie van de mail van Winston lezen Ik vroeg om eerst het begrip open communicatie te definiëren .We waren het met zijn allen over eens dat open communicatie een bijzondere vorm van communiceren is .”Een vorm die we helaas vanwege het denken in machtstermen en status niet veel in Suriname tegenkomen , “ merkte de uit Nederland afkomstige Levina op .
Henry Blinker (HB) knikte ondersteunend naar Levina om daarmee aan te geven dat hij het eens is met deze bewering . HB nam vervolgens het woord . “Kijk als je wilt praten over open communicatie , dan moet je eerst aangeven wat je onder communicatie verstaat . Hij definieerde communicatie als een vorm van gedrag , een competentie dus. Bij competenties zoals bijv luisteren gaat het niet alleen om kennis hoe je moet luisteren , maar ook om de beheersing van de vaardigheid. De waarden , motieven , belangen van de persoon die communiceert spelen ook een rol. Een competentie gaat dus veel dieper dan een vaardigheid.’ merkte Henrie Orie op “Je houding ten op zichte van de andere mens bepaalt voor een belangrijk deel hoe je communiceert Hoeveel interesse heb je voor de belangen , de emoties, de frustraties , de gedachten , standpunten van de andere mens? Hoeveel respect en begrip wil je opbrengen voor de mening van een ander? Open communicatie heeft hiermee te maken . Open communiceren is communiceren op basis van mensbeelden die je er op na houdt
“Dit alles heeft te maken met je waarden . Mensen die hiërarchisch en in machtsverhoudingen .
denken en tegelijkertijd zich in de maatschappij voordoen als een kampioen van liefdadigheid zijn heel vaak schizofreen,” merkte ik op “Het zijn gespleten persoonlijkheden.” “Je doet gevaarlijke uitspraken” merkte Mevr Schuller op. “Kun je hard maken wat je beweert ?” “Misschien is schizofreen te scherp uitgedrukt. Ik bedoel hiermee dat mensen niet consequent zijn in hun handelen .Ik wil niet onaardig zijn, maar als sociale wetenschapper neem ik waar , analyseer ik en trek conclusies. Vele leidinggevenden in dit land hebben aan de ene kant veel eerlijke, oprechte interesse voor de medemens in nood. Ze zitten in de Rotary , in Lions , in politieke organisaties of de Loge om hun medemens te helpen , maar in hun eigen bedrijf of organisatie , in hun functie hebben ze geen of vaak weinig of geen respect en interesse voor de mening, gevoelens van hun medewerkers.” “Daar zeg je wat” merkte Levina op.”In Nederland is het precies zo . Maar in Suriname zou het anders moeten zijn. Surinamers zijn een religieus volk. Iedereen in dit land is gelovig. In Nederland niet. In Suriname belijden mensen het Christendom, zijn Moslim, Hindoe of Boeddhist. Dit zijn geloofsovertuigingen waar liefde, naastenliefde de centrale waarde is . Al deze geloofsovertuigingen hebben liefde als centrale waarde . En liefde betekent in de praktijk van het leven en het werk vertrouwen hebben in elkaar, respect, begrip, de ander erkennen als mens ,loyaliteit naar de ander, bereidheid tot samenwerken onvoorwaardelijk van mensen houden, oprechtheid , willen helpen, integer zijn, geen negatieve handelingen naar de ander toe, denken in win-win termen , open communiceren . Maar wat merk ik op in Suriname! Voor vele van de gelovigen is liefde slechts een woord , holle frasen, bijbelse taal maar geen doen , geen handelen . Kijk hoe die samenleving eruit ziet. Iedereen voor zichzelf Op het hoogste politiek niveau zie je hoe ze met elkaar omgaan, hoe ze met elkaar samenwerken en communiceren en wat ze met staatsgelden doen Voor mij is liefde een werkwoord, je geloof moet tot uiting komen in je doen en laten. You must walk the talk “ zeg je altijd, terwijl ze veel betekend mijn richting opkeek. “Of moeten we de conclusie trekken dat de mensen de dingen doen om het oog van de mens ? ” merkte HB op. “Deel uitmaken van deze organisaties geeft aan sommigen een zekere mate van sociale acceptatie, maatschappelijke aanzien.”

Communicatie
Laten we terug gaan naar communicatie ‘ zei Henry Orie plots. Hij nam het woord en zei het volgende .” Goede communicatie is de basisvaardigheid voor diverse managementvaardigheden bijv bij coachen, instrueren , plannen , evalueren, superviseren, anderen empoweren, voortdurende kwaliteit en verbeteringen bevorderen probleemoplossing enz In feite is alles wat leidinggevenden doen een vorm van communiceren . Communiceren is een sociale bezigheid ; het is een sociale competentie Sociale competentie verwijst naar het leren herkennen en begrijpen van eigen en andermans gevoelens.; het is empatisch, emotioneel intelligent zijn , beschikken over interpersoonlijke vaardigheden , omgaan met macht” “Maar je kunt pas competent zijn als je het vermogen hebt om sociaal en emotioneel adequaat te functioneren ‘ merkte ik op. “En dat betekent dat er een evenwicht is tussen het tegemoetkomen aan eigen belangen en die van een ander, binnen de heersende waarden en normen .” .
“Daarom is het woord understanding voor mij zo belangrijk in de definitie van communicatie,”merkte Orie op. “Communicatie is alles wat je doet om understanding te geven en te ontvangen .”Heb je geen vertaling voor understanding vroeg ik hem ?” “Nee, voor dit woord heb ik geen goede vertaling . Het nederlands woord voor understanding is begrip ; dat is iets doorzien , iets niet alleen met het verstand vatten , maar ook met de emotie. Understanding is een breed begrip ; het omvat alles . Je zendt en ontvangt van alles uit wanneer je communiceert ; je zendt en ontvangt gevoelens, je geeft met de woorden die je kiest aan hoe je degene met wie je communiceert ziet , je zendt ook zakelijke boodschappen uit, je appelleert ook .Je wit meestal dat degene met wie je communiceert iets doet.”

Open communicatie
“Ok, laten we nu kijken wat open communicatie is ,” merkte ik een beetje sturend op. “Wat zijn volgens jullie de kenmerken van open communicatie?” Levina begon eerst aarzelend en daarna in sneltempo eigenschappen en kenmerken van open communicatie te noemen . “Open communicatie kent geen hiërarchie, dus geen top down, geen “parent-child relationship” niemand laat tot uiting komen dat hij vanuit een machtspositie praat, het is praten op basis van wederzijds respect. Bij open communicatie bestaat er geen vrees of angst om de dingen te zeggen, er heerst een open sfeer, waarin de communicators elkaar vertrouwen.” Henrie Orie vulde aan door te stellen dat open communicatie een attitude is, het is dieper gelegen in de persoonlijkheid van de mens .
“Het is een grondhouding waarbij je tot uiting laat komen dat je de mening , gevoelens , standpunten, belangen van de ander belangrijk vindt en dat je bereidt bent ernaar te luisteren en eventueel ideeën en standpunten van de ander over te nemen om tot een oplossing te komen . Open communiceren is met elkaar in dialoog treden; het is een uitwisseling van vragen en antwoorden en opmerkingen gericht op een gezamenlijk nadenken . Communicatie is de belangrijkste vaardigheid in je leven “ zei HB . “Lezen en schrijven zijn vormen van communicatie. Dat geldt ook voor spreken en luisteren . Mensen kunnen open of gesloten communiceren. Bij gesloten communiceren zijn mensen mentaal vastgebonden in een duister hol, het hol van hun privé-belangen, van hun cultuur die heel vaak een cultuur van angst en zwijgen is.” “Open communiceren is alleen maar mogelijk wanneer je met de ander op een lijn zit . Wanneer de ander het gevoel heeft dat er naar hem wordt geluisterd en dat men zijn bijdrage belangrijk vindt. Met een mooi woord noemen we dat rapport ( lees rappoor; Frans) . Rapport is het vermogen om iemand’s wereld binnen te gaan, de ander het gevoel geven dat je hem begrijpt
Dit is een ideale vorm van communiceren,” zei ik “ Open communiceren doet me denken aan habit nummer 5 van Stephen Covey Probeer eerst te begrijpen , dan begrepen te worden . In zijn boek Living the 7 habits zegt Covey onder meer dat de meeste mensen niet luisteren met de bedoeling om iemand te begrijpen , maar ze luisteren om antwoord te geven . Een antwoord vanuit hun denken, vanuit hun standpunten, hun belangen of hun visie.”
Orie neemt het gesprek over. “ Open communiceren is uitstijgen boven je individueel denken en daardoor inzichten verwerven die ieder voor zich niet zou kunnen bereiken. Open communicatie is te vergelijken met een rivier , waarin de gedachten als bladeren voortdrijven en aanspoelen op de oevers . Open communicatie noem ik synergetisch communiceren. Het betekent dat jij je hoofd, je hart en je uitdrukkingsvaardigheden opeen moet stellen voor nieuwe mogelijkheden . Bij open communicatie ga je ervan uit dat alle bijdragen van betrokkenen meer inzicht verschaffen.”
“Het is onverstandig om in een organisatie die bepaalde doelen nastreeft niet open te communiceren “ zei HB. “Zoveel krachten ,denkbeelden , human capital blijven onaangesproken
Dat is het basisprobleem van de onderontwikkeling van ons land. Managers, leidinggevenden , politici maken niet optimaal gebruik van het menselijk potentieel dat in Suriname en de organisaties aanwezig is.”
“Een gerichte Human Resource beleid kan een oplossing zijn “ merkte ik op
“ Maar HRM is onmogelijk met managers die de klassieke hiërarchische macht willen continueren. Open communicatie is onmogelijk bij een autoritaire , directieve stijl van leidinggeven , of een cultuur van angst ,of bij controle op basis van principieel wantrouwen , aanpassing en ondergeschiktheid . Want neem van me aan, mensen gaan in zo’n cultuur hun rol perfect spelen . Ze worden ware onderdanigen en ware onderdanigen zullen altijd zeggen wat de baas wil horen. Zo werkt dat in een systeem . De diverse lementen en actoren vullen elkaar aan”

Verspilling menselijk kapitaal
Levina liep de kamer uit om vanwege de kou de centrale airco uit te maken . Ze kwam samen met een ons bevriende heer de kamer weer binnen . “Jongens ik heb hier een prachtig voorbeeld van iemand die niet open weet te communiceren. Hij is een echte Surinamer ,” met de nadruk op echte schaterlachte ze . “Wil je daarmee zeggen dat Surinamers niet open communiceren ?” vroeg HB een beetje aan vallend . “Ja , dat bedoel ik en ik meen het ook “ zei Levina heel serieus. “Ik woon al zes jaar in dit land en hou net zoals jullie van dit land en de mensen “ zei ze met stemverheffing . “Ik heb ook een beetje recht om te praten.” Ze keek Orie en Blinker aan en zei heel nadrukkelijk ,”de gemiddelde Suriname houdt van praten , van discussiëren en dat is redeneren vanuit hun standpunt, hun mentale modellen , maar” zei ze nadrukkelijk , “ ik vind dat ze niet open of weinig open communiceren . Ze communiceren gesloten; ze zitten gevangen in het theater van hun eigen gedachten , hun eigen belangen , hun eigen paradigma’s en missen het vermogen om met elkaar in dialoog te treden ; ze doen niet aan collectief reflecteren. Collectief dat is samen een vraagstuk bespreken . Er is zoveel deskundigheid in het land . Weet je hoe ver dit land zou zijn als gebruik gemaakt werd van al het menselijk kapitaal dat er rondloopt . We hebben geen geloof in onze mensen. Organisaties hebben over de hele linie een ingebouwde dominantie en onderdanigheid om de hiërarchie in stand te houden en ondermijnen daarmee de openheid. Neem van me aan hoe horizontaler de relaties zijn , des te meer heeft de waarheid kans te zegevieren. Ik heb al zoveel trainingen verzorgd in dit land ‘ vervolgde Mevr Schuller. “Ik praat open en eerlijk met trainees en het is steeds weer hetzelfde verhaal . Onze bazen houden van macht , ze plannen , coördineren, geven leiding van bovenaf en bovendien zijn ze belerend, weinig innovatief, bureaucratisch , zijn onpersoonlijk, communiceren niet en hebben een klein leervermogen . Het is moeilijk om in dit land bazen, directeuren en leerkrachten de waarheid te zeggen. Het is bijna onmogelijk ze feedback te geven op hun functioneren . Veel van de organisaties in het land lijken meer op slecht functionerende families. Daar hebben ze op grote schaal anti-waarheidsregels , die ervoor zorgen dat informatie, met name negatieve informatie over de leiders weggedrukt wordt . Geen enkele leidinggevende kan zijn gedrag verbeteren als hij niet actief op zoek gaat naar negatieve feedback over zijn prestaties, om er iets van te leren Je kunt veel leren als je luistert naar anderen ; naar je klanten , je patiënten , je leerlingen ,je partijgenoten .Jongens , dat is de kernprobleem van dit land . Belerende leiders. Leiders die niet open communiceren . Leiders en managers die geen of weinig gebruik maken van hun mensen.
Kortom een gebrek aan management-en leiderschapskwaliteiten” We keken met veel waardering naar Levina die vanuit haar hart ons vertelde hoe zij dacht over Surinaamse leiders

Open communicatie en modern leiderschap
Henrie Orie en ik onderstreepten hierna elk afzonderlijk Levina’s standpunt
Orie beklemtoonde dat het erg moeilijk is om een Human Resource cultuur te vestigen in een organisatie met managers die niet open communiceren. Moderne managers zijn innovators. Innovatie vraagt om communicatie, in de vorm van gezamenlijk overleg, waarbij de in de organisatie voorhanden zijnde deskundigheid maximaal wordt ingezet en zo goed mogelijk wordt gebruikt.
Innovatie is vernieuwen . Het is het vermogen om samen nieuwe mogelijkheden te verkennen, kritische te bediscussiëren, tot conclusies te komen en ze in te voeren . Innovatief vermogen is communicatief vermogen. Organisaties die zichzelf willen verbeteren moeten de interne open communicatie verbeteren
“En daar zit nou precies het probleem,”ging ik,verder. “Het gaat om verandering. Om afleren van een oude gewoonte. De kwaliteit van communiceren is direct verbonden met de kwaliteit van het persoonlijk functioneren. En ik weet een ding het verbeteren van de communicatie met elkaar gaat langs de weg van het communiceren met zichzelf. Je moet in de spiegel kijken en met jezelf communiceren . Zeg aan de man in de spiegel to change his ways, want alleen die man kan je veranderen als hij dat wil.”

Literatuur

1. Dr Hetebrij, Communicatiemangemnt, Interlimites , novemeber 1998
2. Dr J Kesels , dialectiek als instrument in de vorming van de lerende organisatie, 1997
3. Max depree, leaderrship is an art, New york, 1995